Arredare uno spazio di coworking è un esercizio diverso dall’allestire un ufficio aziendale. In un ufficio le persone sono note, le abitudini stabili e il layout può essere disegnato su misura. In un coworking cambiano ogni giorno: cambia chi occupa le postazioni, per quanto tempo, con che tipo di lavoro e con quanta esigenza di silenzio.
Il progetto deve quindi reggere l’incertezza. Gli arredi devono funzionare per il freelance che sta cinque ore in concentrazione, per il team di tre persone che si ferma tre mesi e per chi entra solo per due call e riparte. Sono usi che chiedono cose opposte, e il modo in cui vengono conciliati determina se lo spazio funziona o si svuota.
Le zone: il vero progetto
Il primo errore, e il più diffuso, è trattare il coworking come una sala unica riempita di scrivanie. Uno spazio indifferenziato costringe tutti a subire il comportamento degli altri: chi telefona disturba chi si concentra, chi si concentra fa sentire in colpa chi telefona, e alla fine nessuno dei due rinnova l’abbonamento.
La struttura che funziona prevede almeno quattro aree distinte, non necessariamente separate da muri ma chiaramente riconoscibili.
- Area open: postazioni condivise, adatte al lavoro ordinario e alla presenza saltuaria.
- Area focus: postazioni pensate per la concentrazione prolungata, con schermature e regole d’uso più severe sul rumore.
- Uffici e team room: ambienti chiusi per chi ha bisogno di continuità e riservatezza.
- Aree informali: zone break, sedute morbide, punto ristoro, dove le conversazioni sono ammesse e anzi incoraggiate.
La logica è quella descritta nell’articolo sugli spazi di lavoro fluidi, applicata però a un contesto in cui gli utenti non condividono alcuna cultura aziendale comune e quindi hanno bisogno che le regole siano leggibili dall’ambiente stesso.
Il rumore è il primo motivo di abbandono
In un coworking la densità di conversazioni è più alta che in un ufficio, perché le persone lavorano per organizzazioni diverse e nessuna di esse ha un motivo per moderare il proprio comportamento in funzione delle altre. Le videochiamate, in particolare, sono diventate il problema numero uno.
Il trattamento acustico non è quindi un miglioramento opzionale ma un componente strutturale del progetto. Serve intervenire su più fronti insieme: superfici fonoassorbenti a soffitto e a parete per abbassare il riverbero complessivo, schermi tra le postazioni per interrompere la propagazione diretta, e soprattutto ambienti chiusi in cui le call possano essere spostate.
Le opzioni disponibili sono descritte nella guida alle soluzioni fonoassorbenti e nell’articolo sui quadri fonoassorbenti, mentre la separazione tra zone si ottiene spesso con pareti divisorie acustiche che delimitano senza chiudere.
Arredi che reggono l’uso intenso
La differenza più concreta rispetto a un ufficio aziendale sta nella sollecitazione degli arredi. Una sedia in un ufficio viene regolata una volta e usata dalla stessa persona per anni. La stessa sedia in un coworking viene regolata più volte al giorno da persone di corporatura diversa, spostata, urtata, usata come appendiabiti.
Questo orienta verso prodotti con meccanismi robusti e regolazioni semplici e intuitive, perché nessuno leggerà mai un manuale prima di sedersi. Le sedute troppo sofisticate finiscono usate male, quelle troppo economiche si rompono nel giro di una stagione. I criteri di scelta restano quelli descritti nell’articolo sulle sedie ergonomiche, con un peso maggiore dato alla durabilità.
Lo stesso vale per i piani di lavoro, esposti a urti e pulizie frequenti, e per i pavimenti, sottoposti a un traffico molto superiore a quello di un ufficio di pari superficie. La scelta del materiale va fatta di conseguenza, come illustrato nell’articolo dedicato al pavimento per ufficio.
Dimensionare le postazioni
La tentazione di massimizzare il numero di scrivanie è forte, perché ogni postazione in più è ricavo potenziale. È però la strada più rapida per rendere lo spazio inospitale: la densità eccessiva peggiora acustica, comfort e percezione generale, e produce disdette che costano più delle postazioni guadagnate.
Il calcolo va fatto considerando la superficie realmente disponibile al netto dei percorsi, delle aree comuni e degli ambienti chiusi, con i criteri illustrati nell’articolo sui mq per postazione di lavoro. Va inoltre previsto che una parte degli utenti porti attrezzatura propria, monitor esterni compresi, e che quindi l’ingombro effettivo superi quello teorico.
Impianti e cablaggio: il dettaglio che fa la differenza
In un coworking la disponibilità di prese elettriche è un servizio, non un accessorio tecnico. Ogni postazione deve avere alimentazione raggiungibile senza cavi che attraversano i percorsi, e il numero di prese va sovradimensionato rispetto al conteggio nominale, perché ciascun utente arriva con laptop, alimentatore, telefono e spesso schermo.
Le canaline a pavimento, le torrette integrate nei piani e i sistemi di alimentazione sospesi risolvono il problema meglio delle ciabatte, che oltre a essere disordinate creano rischi di inciampo lungo i corridoi. Dove sono previste riconfigurazioni frequenti il pavimento sopraelevato semplifica ogni spostamento successivo.
Le zone informali non sono un lusso
In un coworking l’area break svolge una funzione che in azienda è secondaria: è il luogo dove gli utenti si incontrano e dove nasce quel valore di rete che distingue un coworking da un ufficio in affitto. Se l’area comune è una nicchia con una macchinetta, quel valore non si genera.
Servono sedute confortevoli, un tavolo comune che favorisca la condivisione, un punto ristoro dimensionato sui picchi dell’ora di pranzo e una separazione acustica adeguata dalle aree di lavoro, perché è una zona in cui si parla per definizione. Le configurazioni sono raccolte nella sezione zona break e relax e approfondite nell’articolo sull’area break oltre la pausa caffè.
L’accoglienza e l’identità dello spazio
Chi visita un coworking prima di sottoscrivere decide in gran parte nei primi minuti. La reception è quindi un elemento commerciale, non solo funzionale: deve orientare, presidiare l’ingresso e comunicare il carattere dello spazio. Le soluzioni disponibili sono nella sezione reception.
Sul piano dell’identità visiva, il coworking ha un margine che l’ufficio aziendale non ha: può permettersi un carattere più marcato, perché è quello che lo distingue dai concorrenti. Colori e materiali diventano parte della proposta commerciale, come discusso nell’articolo su come portare i colori in ufficio, purché la scelta resti sostenibile nel tempo e non stanchi chi frequenta lo spazio ogni giorno.
Domande frequenti
Quante postazioni si possono ricavare in un coworking?
Dipende dalla superficie al netto di percorsi, ambienti chiusi e aree comuni. Massimizzare il numero di scrivanie peggiora acustica e comfort, e nel medio periodo produce più disdette che ricavi.
Come gestire le videochiamate in uno spazio condiviso?
Prevedendo ambienti chiusi o schermati dedicati alle call, in numero proporzionato agli utenti, e trattando acusticamente le aree open per ridurre il riverbero.
Quali arredi scegliere per un coworking?
Prodotti robusti con regolazioni semplici e intuitive, perché vengono usati da persone diverse ogni giorno e nessuno consulta le istruzioni prima di sedersi.
Servono uffici chiusi in un coworking?
Sì, se si vogliono intercettare team strutturati e professionisti che trattano informazioni riservate. Sono anche le formule con la permanenza media più lunga.
Progettare prima di arredare
Arredare uno spazio di coworking significa costruire un ambiente che regge usi contraddittori senza scontentare nessuno. Le decisioni che contano, cioè zonizzazione, acustica e densità delle postazioni, si prendono sulla pianta prima di scegliere un solo arredo.
Se stai avviando uno spazio o vuoi riorganizzare quello esistente, scrivici: partiamo dal rilievo e arriviamo al progetto completo attraverso il nostro servizio di progettazione.
