L’ufficio ibrido ha prodotto una situazione che fino a pochi anni fa non esisteva: aziende con più scrivanie che persone presenti. Le postazioni sono state dimensionate quando tutti erano in sede tutti i giorni, mentre oggi la presenza media è più bassa e distribuita in modo irregolare durante la settimana.
La conseguenza è uno spazio che appare vuoto in alcuni giorni e insufficiente in altri, con un costo per postazione effettivamente utilizzata che è cresciuto senza che nessuno se ne accorgesse. Riportare l’ufficio in equilibrio non significa però togliere scrivanie a caso: significa capire quante ne servono davvero e cosa fare dello spazio che si libera.
Prima di decidere, misurare
La domanda giusta non è quante persone sono in organico, ma quante sono presenti contemporaneamente nel giorno di punta. Sono due numeri molto diversi, e il secondo è l’unico che serve per dimensionare le postazioni.
La rilevazione va fatta su un periodo abbastanza lungo da comprendere le variazioni stagionali, distinguendo giorno per giorno. Nella maggior parte delle organizzazioni la distribuzione non è uniforme: alcuni giorni della settimana concentrano gran parte delle presenze, altri restano scarichi. Dimensionare sulla media significa avere posti insufficienti proprio quando servono, e questo produce frustrazione più di quanta ne eviti.
Il rapporto tra postazioni e persone va quindi calcolato sul picco reale con un margine, non sulla presenza media. Un ufficio in cui nei giorni pieni qualcuno non trova posto smette rapidamente di essere percepito come affidabile, e le persone tornano a lavorare da casa anche quando non vorrebbero.
Cosa cambia quando le postazioni non sono assegnate
Il desk sharing non è solo una riduzione numerica: cambia il funzionamento quotidiano dell’ufficio e richiede dotazioni che prima non servivano.
Gli armadietti personali
Se la scrivania non è più di nessuno, le persone hanno comunque bisogno di un posto dove tenere le proprie cose. Gli armadietti individuali diventano quindi un elemento obbligato, e la loro collocazione va studiata: se sono lontani dalle aree di lavoro nessuno li usa, se sono tutti concentrati in un punto si crea congestione negli orari di ingresso e uscita.
La scrivania pulita diventa una necessità pratica
In un ufficio a postazioni condivise nulla può restare sul piano a fine giornata, perché domani quel posto sarà di un’altra persona. È una regola organizzativa, ma ha conseguenze di arredo: servono contenitori mobili, spazi di deposito accessibili e piani liberi da elementi fissi.
Le postazioni devono essere regolabili in modo semplice
Quando una scrivania viene usata da persone diverse, le regolazioni cambiano ogni giorno. Le sedute devono avere comandi intuitivi e i monitor supporti facilmente orientabili, altrimenti nessuno le adatta e si lavora scomodi. Valgono i criteri descritti nella guida all’ufficio ergonomico, con un peso maggiore dato alla semplicità d’uso rispetto alla sofisticazione dei meccanismi. Le configurazioni disponibili sono raccolte nella sezione desk operativi.
Lo spazio liberato non va lasciato vuoto
Questo è il punto in cui la maggior parte delle riorganizzazioni si ferma a metà. Si tolgono le scrivanie in eccesso e si lascia il vuoto, ottenendo un ufficio più spoglio e non più funzionale.
Lo spazio recuperato serve a colmare le carenze che il lavoro ibrido ha reso evidenti, e sono quasi sempre le stesse.
- Ambienti per le videochiamate: con il lavoro ibrido le call sono diventate quotidiane, e chi le fa dall’open space disturba tutti gli altri. Servono spazi chiusi o schermati, in numero proporzionato alle presenze.
- Sale riunioni piccole: le sale storiche sono dimensionate per otto o dieci persone, mentre la maggior parte degli incontri coinvolge due o tre partecipanti, spesso con qualcuno collegato da remoto. Le configurazioni possibili sono nella sezione sale meeting, mentre gli aspetti tecnologici sono trattati nell’articolo su come rendere tecnologica la sala riunioni.
- Aree informali: quando le persone vengono in ufficio due o tre giorni a settimana, ci vengono soprattutto per incontrarsi. Le zone di socialità smettono di essere un accessorio e diventano la ragione stessa della presenza, come discusso nell’articolo sull’area break oltre la pausa caffè e nella sezione zona break e relax.
- Postazioni per la concentrazione: chi viene in sede nei giorni pieni deve poter lavorare anche su attività che richiedono silenzio, non solo partecipare a riunioni.
Il rumore aumenta, non diminuisce
È l’effetto controintuitivo dell’ufficio ibrido. Anche con meno persone presenti, il livello di disturbo cresce, perché una quota rilevante di quelle presenti è impegnata in videochiamate con chi è collegato da remoto.
Un open space progettato per persone che lavoravano in silenzio davanti al computer non regge questo carico. Il trattamento acustico va quindi rivisto insieme al layout, con elementi fonoassorbenti, schermature tra le postazioni e pareti divisorie acustiche per separare le zone in cui si parla da quelle in cui si lavora in concentrazione. Il quadro completo delle soluzioni è nella guida alle soluzioni fonoassorbenti.
Densità e comfort: il conto va rifatto
Ridurre il numero di scrivanie non autorizza a comprimere quelle che restano. I requisiti di spazio per il normale movimento delle persone valgono indipendentemente dal modello organizzativo, e i criteri di calcolo sono quelli illustrati nell’articolo sui mq per postazione di lavoro.
Va inoltre considerato che le postazioni condivise richiedono percorsi più larghi, perché il movimento interno è maggiore: le persone si spostano tra scrivania, armadietti, sale e aree comuni molto più che in un ufficio a posti fissi.
La transizione va gestita
Il passaggio a un ufficio ibrido con postazioni condivise è vissuto dalle persone come una perdita, perché toglie qualcosa di personale. Funziona se lo scambio è chiaro e visibile: si rinuncia alla scrivania assegnata e si guadagnano ambienti migliori, silenzio dove serve, spazi per incontrarsi.
Per questo il progetto di arredo conta più della decisione organizzativa. Un ufficio ibrido realizzato solo togliendo scrivanie viene percepito come un taglio. Lo stesso ufficio, con aree ripensate e dotazioni nuove, viene percepito come un miglioramento. È la logica descritta nell’articolo sugli spazi di lavoro fluidi.
Domande frequenti
Quante postazioni servono in un ufficio ibrido?
Vanno dimensionate sulla presenza contemporanea nel giorno di punta con un margine, non sulla media settimanale né sul numero di dipendenti in organico.
Il desk sharing conviene sempre?
No. Funziona dove la presenza è effettivamente discontinua e distribuita. In organizzazioni con presenza costante o con attività che richiedono attrezzature dedicate produce solo disagio.
Cosa serve oltre alle scrivanie condivise?
Armadietti personali, ambienti per le videochiamate, sale riunioni di piccole dimensioni e aree informali. Senza queste dotazioni il modello genera insoddisfazione.
Perché in un ufficio ibrido si sente più rumore?
Perché aumenta la quota di persone impegnate in videochiamate con colleghi da remoto, e l’open space tradizionale non è progettato per reggere quel carico di conversazioni.
Ripensare lo spazio, non solo ridurlo
Un ufficio ibrido ben progettato usa lo spazio liberato dalle scrivanie in eccesso per costruire quello che prima mancava. È un lavoro che parte dai dati di presenza e passa dalla pianta, prima di arrivare agli arredi.
Se stai valutando una riorganizzazione, contattaci: partiamo dal rilievo degli spazi attuali e arriviamo al nuovo layout con il servizio di progettazione. Alcuni interventi realizzati sono nella sezione prima e dopo.
